Para enteder la manera de cómo influyen los procesos de negocio, se deben tener en cuenta primero algunos conceptos, veamos los siguientes:
- Negocio: consiste en una actividad, sistema, método o forma de obtener dinero, a cambio de ofrecer bienes o servicios a otras personas.
Según Laudon& Laudon (2004), los procesos de negocio:
"...Se refieren a la manera de organizar, coordinar y enfocar el trabajo para elaborar un producto o servicio"
Según Wikipedia, se tiene que:
Un proceso de negocio, es un conjunto de tareas relacionadas lógicamente llevadas a cabo para lograr un resultado de negocio definido.
Teniendo ésto en cuenta, podemos concluir que los procesos de negocio proveen un enfoque organizado y estructurado para organizar las actividades que se llevan a cabo en un negocio, en base a un producto o un fin específico.
Cada proceso de negocio posee entradas, funciones y salidas, donde las salidas generan la retroalimentación. Las entradas son están determinadas por los requisitos que deben tenerse para poder ejecutar o realizar la función.
Claramente un proceso de negocio puede ser parte de un proceso mas complejo el cual lo contiene a él o a otros procesos mas. Donde cada proceso puede estar formado por mas subprocesos. Con esta definición podemos descubrir distintos niveles de granularidad de procesos.
Clasificación de los Sistemas de Información
De acuerdo a las necesidades, cada sistema de información se puede incluir dentro de una división funcional,
Son el tipo de sistemas que se establecieron en departamentos específicos como contabilidad, marketing y ventas, producción y recursos humanos. Teniendo éstos aspectos, se tienen los siguientes sistemas:
- Sistemas de ventas y marketing
Se encargan de vender los productos y servicios de la organización en base a 2 aspectos, el de marketing que identifica a los clientes, sus deseos y necesidades; y el de ventas, que coloca el producto o servicio en manos del cliente.
Debido a que están estrechamente relacionados, se puede pensar que sus requisitos de información son similares. Por ésta razón, los sistemas de información de ventas y marketing dan apoyo a éstos procesos de negocio.
- Sistemas de Manufactura y Producción
Se encargan de seguir la misión que cumplen los sistemas de ventas y marketing, es decir, luego de que éstos venden un producto o servicio, los sistemas de manufactura y producción se encargan de producir los bienes y servicios de la empresa. Éstos sistemas están relacionados con la planificación, desarrollo y el mantenimiento de las instalaciones de producción, así como también con el establecimiento de las metas de producción, junto con la adquisición, almacenamiento y disponibilidad de los materiales de producción; de igual manera se encargan de la programación del equipo, las instalaciones (plantas), materiales y mano de obra requeridos para obtener productos finalizados.
- Sistemas Financieros y Contables
Para que una empresa pueda mantener un equilibrio entre sus compras y ventas, es necesario llevar un control de las finanzas, es decir se debe administrar los registros financieros de la empresa, tales como los ingresos, los desembolsos, la nómica, etc, para que al finalizar un cierto período se tenga que dar cuentas exactas acerca de los flujos de fondos. Es necesario que la empresa cuente con un sistema financiero y contable, con el cual podrá tomar decisiones como una posible expansión futura, o simplemente para reservar dinero asignado a la nómina de una próxima semana.
- Sistemas de Recursos Humanos
Deben cumplir necesidades relacionadas a la contratación de empleados adecuados, con las capacidades y experiencias a la altura de lo que se requiere realizar en la empresa, así como también se debe encargar de establecer las relaciones entre los empleados y los directivos y otras tareas relacionadas a éste aspecto.
Pirámide de los Sistemas de Información en función a las necesidades empresariales
Es necesario tener una perspectiva que abarque los sistemas en términos de los variados niveles de administración, así como también a los que toman las decisiones.
Sin embargo, ya que las necesidades de cada nivel son diferentes, algunos requerimientos de información para los administradores son difusos y se traslapan, pero en cambio otros están bien definidos.
Teniendo ésto cuenta y de acuerdo a la pirámide de los sistemas de información, se tiene que:
- Los gerentes de operaciones, necesitan información interna que es por naturaleza, de bajo nivel y repetitiva. Dependen de la información que captura el desempeño actual, de aquella que se lleva en tiempo real, como las transacciones, siendo poco o moderado lo que requieren en base al desempeño pasado.
- La gerencia media, necesita información específica sobre los resultados de áreas funcionales y de departamentos específicos de la empresa, como las estadísticas de producción, los costos e ingresos, etc.
- Los gerentes estratégicos por contraparte, son altamente dependientes de información de fuentes externas que les proporciona noticias sobre las tendencias del mercad y las estrategias de corporaciones con las que compiten.
De acuerdo a las necesidades mencionadas anteriormente, cada grupo utiliza un sistema distinto para apoyar a la empresa.
- Sistemas de Procesamiento de transacciones (TSP)
Satisfacen las necesidades del nivel operativo (según Loudon & Loudon. 2008). Tratan de sistemas que ejecutan y registran aquellas transacciones diarias, rutinarias y sencillas pero esenciales para el correcto funcionamiento de la empresa. Se pueden considerar como la columna vertebral de los demás sistemas, ya que son prácticamente comunes a todas las organizaciones, siendo los Sistemas de Gestión de Contabilidad, Facturación e Inventarios algunos de ellos.
- Sistemas de Información Gerencial/ para la Administración (MIS)
Satisfacen las necesidades del nivel medio/control operativo (según Loudon & Loudon. 2008). Apoyan las funciones de planificación, control y la toma de decisiones gracias a la realización de informes periódicos y rutinarios, tales como las ventas diarias, semanales o mensuales a lo largo de períodos consecutivos. Se desempeñan a partir de los datos aportados por los TSP.
- Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DDS)
Ayudan a los gerentes a tomar decisiones que son exclusivas, rápidamente cambiantes y no especificadas fácilmente con anticipación. A pesar de que se apoyan en los TSP y los MIS, suelen ofrecer información de fuentes externas.
Están diseñados de modo que los usuarios puedan trabajar directamente con ellos, por lo que su software es interactivo y sencillo ideal para que puedan analizar el impacto que se generaría en el resultado final, si se modificaran ciertos aspectos durante el desarrollo.
- Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS)
Proveen a los ejecutivos de alto nivel acceso a la información relevante para la toma de decisiones (Loudon & Loudon. 2008). Éstos sistemas recolectan información la cual a través de un proceso de análisis, es integrada a los datos internos y externos para su posterior inclusión en los indicadores (modelos gráficos), permitiendo así el monitoreo de las operaciones, lo que se traduce en una optimización al momento de tomar decisiones y planificar actividades para el futuro de la compañía.
- Sistemas Expertos (ES)
También llamados sistemas basados en conocimiento, son aquellos que utilizan las técnicas de razonamiento empleadas por la Inteligencia Artificial para solucionar los problemas que les plantean los usuarios de negocio.
De ésta manera los elementos básicos de un sistema experto son:
a) La base de conocimientos
b) Una máquina de inferencia (motor) que liga al usuario con el sistema procesando sus solicitudes
c) La interfaz con el usuario
Sin embargo éstos sistemas requieren de tiempo para su diseño y mejoramiento, ya que los ingenieros del conocimiento deben captar el conocimiento de los expertos en base a un área específica, con la cual construyen el sistema y finalmente lo implantan.
Interrelaciones entre Sistemas
Fuente: Sistemas de Información Gerencial. Laudon & Laudon (2008)
Para una empresa es un gran reto lograr que todos los diferentes tipos de sistemas funcionen en conjunto y que no se conviertan en las llamadas "islas de información", las cuales podrían ser devastadoras si los datos no pueden ser compartidos para toda la empresa.
Las aplicaciones empresariales son sistemas que abarcan todas las áreas funcionales, con la tarea de ejecutar procesos de negocios a lo largo de toda la empresa, e incluyen todos los niveles de administración.
Éstas aplicaciones ayudan a las empresas a volverse más flexibles y productivas por medio de la coordinación más estrecha de sus procesos de negocio y la integración de grupos de procesos, de modo que se enfoque en la administración eficiente de recursos y servicios al cliente.
Imagen que representa el concepto ideal del funcionamiento de una empresa
- Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)
Son sistemas de información (paquete de programas estandarizados) para la coordinación, automatización e integración de los procesos de negocios claves de toda la organización en un solo sistema, con el objetivo de integrar la información (en una Base de Datos única) a través de toda la compañía y eliminar vínculos completos y costosos entre los sistemas particulares en áreas diferentes de la empresa.
En pocas palabras, permiten que la información fragmentada pueda ser compartidas por todos los procesos de negocio.
- Sistemas Administración de la Cadena de Suministro
Permiten que la compañía mejore sus relaciones con los proveedores, aportando información a los proveedores en relación a pedidos, producción, niveles de inventario y entrega de productos y servicios de manera que puedan obtener y entregar bienes y servicios en forma eficiente.
- Sistemas de Administración de las Relaciones con los clientes (CRM)
Permiten administrar y coordinar todos los procesos de negocio relacionados con el cliente, en las áreas de ventas, marketing y servicio al cliente, con lo cual se identifica a los clientes más redituables y también se mejora el servicio a los clientes existentes, lo que en consecuencia de traduce en un incremento de ventas.
Fuente: Información extraída de Lecturas en Ciencias de la Computación (2009) por el Prof Wilfredo Rangel
